社内メールは『溜めずに即レス』がベストです。
どうしても社内メールは他の案件に比べて重要度が低いため、後回しにしがちという方は多いでしょう。
仮に重要度が低かったとしても、タスクをためるとそれ自体が気になって作業効率も落ちてしまいます。
私は中間管理職なので、上司との社内メールと部下との社内メールを両方多用しています。
そんな中で気づいたことは『社内メールは即レスが最高』という事実です。
周りからの信頼度が上がる。タスクがたまらないので作業効率が上がる。などの効果があります。
とはいえ「わかっているけど即レスなんて難しくてできないよ…」という方もいるでしょう。
本記事ではそんな方のために社内メールを即レスするためのコツを共有します。
社内メールで悩む方へ。タイプ別の解決法3選
社内メールに悩む方には大きく分けて3つの問題点があります。
大体はこの3つのどれか、もしくは複数該当する方もいるでしょう
- メールチェックをしない
- 〆切日が実行日
- 返信する文章を考えすぎ
以上です。詳しく解説していきます。
メールチェックをしない人
毎日大量のメールが来る方がおちいりやすいのが、メールチェック自体が甘くなってしまうことです。
正直「朝昼晩の3回だけでも良いからしっかりメールチェックするように!」と言えば終わる問題ではあります。
しかしチェックが甘くなってしまう原因として、メールアプリの使い方自体が悪い人もいます。
私の部下はまったくメールのフォルダ分けをしない人でした。
彼の受信フォルダでは、重要なメールよりもかなり多い頻度でメルマガやら迷惑メールやらが大量に受信トレイに届くのです。
これではメールアプリを開く気にもなりませんよね。せめてメルマガとそれ以外はフォルダを分けておいた方が良いでしょう。
フォルダ分けのやり方はアプリによって様々です。
ビジネスでよく使われがちなOutlookについては、別記事でやり方を解説します。
Googleのサービス『Gmail』ではフォルダ分けではなく「ラベル」による振り分けを行います。
〆切日を実行日とする人
数分〜数十分程度で完了する作業であれば期限ギリギリに作業してしまう。こんな人も要注意です。
大体の仕事は月末や週末など、区切りの良い日を期限に設定することが多いでしょう。
数分で終わる作業だったとしても、いくつかタスクが重なると重労働になり得ます。
タスクが重なるとどうしても作業効率が落ちる原因に。
数分〜数十分程度で終わる作業であれば思い切ってすぐにやってしまう方が間違いなく得策です。
頭もスッキリしますし、タスクを完了させた達成感で他の仕事もうまくいきます。
返信する文章を難しく考える人
返信する文章に時間をかけすぎるのも問題です。
「上司だから丁寧に…」「文法合ってるかな…」こんなことを考えながらダラダラ文章を作るのはNG。
当然ある程度の敬語を使う必要はありますが、最低限のですます調ができていれば問題ないでしょう。
それよりも短い文章でわかりやすく伝える工夫をしていく方が圧倒的にオススメです。
短い文章であれば文法の心配をすることも少なくなります。
「具体的にどうすれば？」という方のために、解決策としては以下の2つ。
- 箇条書きを使う
- 文章の型を使う
文章の型で有名な物は「PREP法」です。私も多様しています。
PREP法とは
- Point（結論）
- Reason（理由）
- Example（具体例）
- Point（結論）
この４つの頭文字をとったものです
要は結論、理由、具体例、結論の順で文章を書いていくということですね。
メールの内容によっては具体例を省いたり、最後の結論を省いたりすることもあります。
最初に結論を書くことを意識するだけでも簡潔にわかりやすい文章になるのでお試しあれ。
社内メールは完成度より速度を優先するべき理由
社内メールに限った話ではないのですが、完成度よりもレスポンスの速度を重要視するべきです。
住宅営業のチームリーダーという私の経験からも言えることなのですが、理由は以下の３つ。
- メールを送った側にも〆切が存在する
- 完成報告より進捗報告の方がミスしない
- 早いだけで信頼度が積み上がりやすい
詳しく解説していきます。
メールを送った側にも〆切が存在する
中間管理職の方は共感いただけると思うのですが、期限付きのメールを送る方も〆切が存在するケースがあります。
私はいわゆる中間管理職ですので『◯日までに要返信』という上司からのメールがよく届きます。
◯日までであれば、その2日前を期限にして部下に任せよう
そんなことを考えるわけです。
この状況で部下から期限を過ぎても返信がないと非常に困ったことになります。当然ですね。
逆に期限を前倒しで返信してくれる場合は、私の仕事も前倒しで完了できるため非常にありがたいのです。
このようにレスポンス速度を優先することで、仲間の手助けになることがあります。
完成報告より進捗報告の方がミスしない
タスクにもよるのですが、全て完成してから報告をするよりも細かく進捗を報告した方が良いケースも多いです。
自信満々に提出したものが、そもそも方向性が間違っている…なんてことも。
そんな事態を避けるためにも進捗報告や方向性の相談をするのがオススメです。
実際に私がよく使う例文をご紹介します。
◯◯の件、承知いたしました。
確認なのですが、✕✕の部分は△△のような形で問題ないでしょうか。
一旦ざっくりとした内容を添付いたしますので、ご確認くださいませ。
この方向性で問題ないでしょうか。
ご確認よろしくお願いいたします。
この一手間で「方向性が根本的に間違っている」というような悲劇が防げます。ぜひお試しあれ。
早いだけで信頼度が積み上がりやすい
世の中には返信が早いだけで仕事ができるというイメージを持つ方も多いです。
実際に私も仕事を振り分ける時は返信が早い人に任せがち。
様々なタスクをこなすことで信頼度もどんどん積み上がっていきます。
ただし自分のキャパを超えるくらい仕事を受注してしまうと逆に信頼が崩れてしまう可能性があるので注意が必要。そこさえ注意していただければ、即レスするだけで信頼を勝ち取れるのは大きなメリットです。
即レスで納期宣言をすることで信頼アップ
最後に即レスする際に私がよく使っている文例をご紹介します。
◯◯様
✕✕の件、承知いたしました。
後ほど内容を精査いたしますが、おそらく3日間程度で完了できるかと思います。
不明点があればご相談させてくださいませ。
よろしくお願いいたします。
私は社内メールが届いたら内容をざっくり見たらあまり深く考えずに上記の文章を送ってしまいます。
職種によって完了までの日数を変えれば万能の文面ではないでしょうか。
私の場合は3日間あれば完了できないタスクはほぼ無いため、3日間で設定しています。
自分で期限を切ってしまっているので、「やらなきゃいけない」という意識も倍増します。
先延ばし癖がある方にはかなり効果的ですので、お試しあれ。
まとめ:社内メールは即レスが基本
本記事では社内メールを即レスするメリットとコツをまとめました。
社内メールを即レスするだけでタスクが整理され、信頼度が積み上がるというメリットがたくさん生まれます。
- フォルダ分けを行いメールチェックをする
- 〆切を前倒しして作業する
- 即レスできるメールの型を作る
この3つを実行するのがオススメ。
完了報告ではなく進捗報告をしていく方がミスも減るので、思い切って即レスしてみましょう。