会議の議事録をWordからGoogleドキュメントに変更で快適になった理由7選

そんな時は議事録をうまく使うのが有効です。

私は住宅営業で、7〜10人のチームをまとめるリーダーをしております。

チームのマネジメントをする上で生産性の向上と効率化はかかせないところ。

効率化を目指すために会議自体を無くしてみたことがありますが、逆に生産性が下がったため今では週に1回、2時間程度の会議をやるようにしています。

私のチームでは、議事録を作成するためにWordを使用してきました。

理由は後述しますが、議事録をWordからGoogleドキュメントに変更してみたところ、これが大正解。かゆいところに手が届くような効果があったので共有します。

本記事を読むことで「これ、ウチのチームでも活用できるんじゃ…？」なんて部分が見つかることでしょう。

私の会議は「進捗を報告と相談する会議」です

一言で会議と言っても様々な形が存在します。例えば以下のようなもの。

会議の内容によっては議事録が必要のないものもあると思います。さらに言うと、ぶっちゃけやらないほうがいい会議も世の中にはあふれています。

その場合は議事録をうまく使う努力よりも会議をなくす努力をするべきでしょう。みんな幸せになれます。

私の職業は住宅営業です。前述の通り効率化を求め、会議自体を無くした経験があります。

IT系企業の取り組みをマネしてメールやLINEで見込みや受注の報告をしておりました。

するとメンバーそれぞれの考えで見込みが増減し、終いには好き勝手にサボるようになってしまい、生産性は大きく下がってしまったのです。

そこで毎週2時間程度、見込みの状況報告や商談のアドバイスを行う会議を復活させた経緯があります。

どうしても会議が必要な場合、効果を最大限高めるようにするべきです。

そのためには議事録が有効なのですが、作成に使用するツールを間違えてしまうと逆効果になりかねません。

その点Googleドキュメントは議事録作成ツールとして優秀です。

WordよりGoogleドキュメントが快適な理由7選

もともとは議事録を作成するのにWordを使用しておりました。議事録を作成する係を決めて、会議が終わったらメールする流れです。

Googleドキュメントに変えた結果、改善したポイントは以下の通り。

複数人で議事録を作成できる

Googleドキュメントは複数人で同時に編集することが可能です。

これにより議事録を作成する係を1人に限定する必要がなくなりました。

個人的にはこれがWordからGoogleドキュメントに変更して最も良かったと感じるポイントです。

議事録作成を1人に限定してしまうと以下の問題が発生するのです。

Googleドキュメントであればこの問題はすべて解決します。

なぜなら複数人で編集することにより、各々が重要だと思うポイントを自由に入力する形がとれるからです。

複数人、もしくは全員で議事録を作成することにより、1人だけがいっぱいいっぱいになってしまうこともないのです。

そもそも議事録作成は会議メンバーの中で年次が浅い社員が任されがちではないでしょうか。

年次が浅い社員がどんどん会議で発言することにより、社員の成長も見込める上、会議も活性化します。

議事録の作成を1人に任せてしまうのは非常にもったいないのです。

共有が簡単

Googleドキュメントの共有方法はめちゃくちゃ簡単。

①画面右上の共有ボタンをクリック

②共有したい人のメールアドレスかグループを入力

③入力したアドレスにメールが届いたら完了

以上の3ステップ。

一度共有してしまえば誰かが編集するたびにリアルタイムで同期します。

いちいち編集、保存したあとメールに添付して送信…というわずらわしい作業は要りません。

やってみると実感しますが、共有が簡単なのは大きな魅力の1つです。

編集するたびに自動保存

Googleドキュメントは少しでも編集を行うたびに自動保存してくれます。

「間違えて消しちゃった！」という経験は誰にでもあるでしょう。

特に議事録はいったん消してしまうと復元するのに大変な労力を要します。

実際にGoogleドキュメントを使用してみると画面上部で都度保存が行われているのがわかります。

みんな無料で使える

GoogleドキュメントはGoogleアカウントさえ持っていれば誰でも無料で使えます。

Microsoft社のWord単体の価格が1万5千円以上することを考えると間違いなく破格と言えるでしょう。

もちろん細かい機能などを見ていくとWordに軍配があがる部分があるのは確か。

ただし議事録のような『文字を入力して共有するだけ』の内容であればGoogleドキュメントが劣っている部分はありません。

共有しようと思っても相手が同一のアプリを持っていないためできない…なんてことも。

すべて無料のGoogleドキュメントであればその心配もいりません。

ネット環境さえあればどこでも閲覧可能

Googleドキュメントはネット環境さえあればデバイスを問わず閲覧と編集が可能。

パソコンだけではなくスマホやタブレットからも作業ができるのは非常に嬉しいポイントです。

そのためには普段使うブラウザをChromeに統一しておくのがオススメです。

ChromeであればGoogleドキュメントを閲覧、編集するまでが非常にスムーズ。

実際私はパソコン、スマホ、タブレットを買い替えた際にはまずブラウザをChromeに変更するところから始めます。

そのため私はiPhoneやMacBookユーザーにも関わらずSafariを使ったことがありません。

もちろんChromeも無料でダウンロードできます。ぜひ使ったことがない方はチャレンジしてみてはいかがでしょうか。

»Google Chromeのダウンロードはコチラから

パソコンが壊れても問題なし

Googleドキュメントで作成したファイルは自動でクラウド上に保存されます。

パソコンが急に壊れて買い替えたとしても、自分のGoogleアカウントにログインさえすれば問題ありません。

特にパソコンを持ち歩く人はぶつけたりして壊してしまうリスクがあります。

過去、私もパソコンを入れたカバンごと水没させてしまうという苦い経験を持っています。

その際パソコン自体のストレージに保存していたデータは閲覧することができませんでした。

クラウド上にバックアップをとっていなかったら…と考えるとゾッとします。

音声入力にも対応

私自身は使うことが少ないのですが、Googleドキュメントは音声入力にも対応しています。

音声入力を使えば会議の内容をAIが聞き取って文字に起こしてくれます。

うまく使えば普通に会議を進行しているだけで議事録が完成。

たまに変換ミスや滑舌の問題で文章になっていない…という問題はあるのですが、会議の内容を思い出すための用途であればまったく問題ないでしょう。

録音アプリや録画ではダメなの？【頻繁に見返さなければOK】

議事録作成アプリで検索すると様々なアプリが見つかります。

最も画期的なものは会議を録画、録音してそのまま文字起こしまでしてくれるものではないでしょうか。

そのあたりを私の独断と偏見と実体験からの感想をお伝えしていきます。

結論から言うとこういったアプリや機能については個人的に否定派です。

ただしここでの意見は『私の環境で』という話なので、会議内容や職種によってはドンピシャで効率化する可能性もあるでしょう。

録音アプリ、音声入力は要点がわかりづらくなってしまう

録音アプリと音声入力の最も使いづらいと思う点は情報量が多くなりすぎてしまうことです。

2時間もの間、数人の大人がしゃべり散らかした内容を文字に起こしたら大変な量になってしまいます。

その中から要点を見つけようとするのはかなり困難なのです。

議事録は数時間の会議の要点がA4用紙1〜3枚に収まっていることに価値があると思っている私にとって、録音アプリや音声入力は向いていないのです。

上記であればうまく使える可能性が高いと思います。

録画じゃダメなの？【本当に見返すの？】

特にweb会議では、会議自体を録画するという選択肢もあります。

個人的には録音アプリと同じで「要点を探すの大変じゃない？」という理由で私は使っていません。

ただし、会議の様子を社内で後から共有する場合などは非常に有効な手段でしょう。

会議に出席していない方のためであれば文句のつけようのない議事録となります。

まとめ：Googleドキュメントは会議の議事録にかなり使える

本記事ではGoogleドキュメントが議事録作成にいかに有効か、またその理由について解説しました。

まさしくかゆいところに手が届くような機能が備わっているため個人的にはかなりオススメ。

理由は以下の7つです。

すべて無料でチャレンジできるためリスクはほとんどありません。

議事録作成に苦労されている方、もしくは効率化を考えている方はぜひ試してみてください。